Einführung eines Controllingprogramms
Die IBF Ingenieurgesellschaft mbH für Technische Gebäudeausrüstung aus München möchte das im Jahr 2000 programmierte System durch eine zeitgemäßere Lösung ersetzen.
Wichtig für die Ingenieure ist, dass die neue Software von einem Systemhaus aus der Architektur- und Ingenieur-Branche kommt, um von den Fachkenntnissen des Herstellers sowie der anderen Kunden zu profitieren. Nach einer ausgiebigen Marktrecherche fällt die Wahl auf die Software der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH.
Das 1963 gegründete und 1984 zur IBF Ingenieurgesellschaft umfirmierte Unternehmen deckt mit rund 50 Mitarbeitern den gesamten TGA-Bereich inklusive Elektrotechnik und Gebäudeautomation ab. Neben den klassischen TGA-Gewerken Heizung (Bild 1), Lüftung, Sanitär und Kälte gehören aber auch Förderanlagen, Küchen- und Labortechnik sowie Brandschutz (Bild 2) zum Portfolio der Ingenieure.
Schwerpunktmäßig planen die Ingenieure die technische Gebäudeausrüstung in und um München für Bürogebäude, Industrie- und Wohnungsbauten, Krankenhäusern, Hotels, Labors, Schulen sowie Alten- und Pflegeheime. Dabei decken sie alle HOAI-Phasen ab.
Branchensoftware gefragt
Ersetzt werden soll das von einem einzelnen Programmierer entwickelte System, welches auf die Bedürfnisse der IBF Ingenieurgesellschaft angepasst ist, aber nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht.
Da Zusatzprogrammierungen lange dauern, teuer sind und die Ingenieure sich nicht von einer Einzelperson abhängig machen möchten, fasst die Geschäftsleitung den Entschluss eine professionelle Branchensoftware anzuschaffen.
Systematische Auswahl
Genauso systematisch wie die TGA-Experten bei der Planung ihrer Projekte vorgehen, gehen sie bei der Auswahl des neuen Systems vor und erstellen erst einmal einen Kriterienkatalog. Dieser beinhaltet Funktionalitäten wie Stundenerfassung der Mitarbeiter, Abbildung der Projekte von der Angebotserstellung über das laufende Projekt bis zur Rechnungsstellung inklusive der Erfassung sich ändernder Leistungen sowie Projekt- und Betriebsauswertungen jeglicher Art. Auch eine Personal- und Akquisedatenbank sowie Memofunktionen und das Erstellen von Referenzlisten sind gefordert.
Im Herbst 2015 beginnt das Ingenieurbüro mit einer Marktstudie. Schnell ist klar, dass die meisten angebotenen Programme nur Teile der geforderten Leistungen abdecken. Andrea Baderschneider, Assistentin der Geschäftsleitung, die die Einführung und den Programmwechsel begleitet, erklärt: „Letztendlich sind bei der Markstudie nur drei Anbieter in die engere Wahl gekommen.“ Anfang 2016 stellen die Softwarehäuser ihre Programme vor. Nach drei Wochen des Testens fällt die Wahl auf KOBOLD CONTROL.
Bilder: Jan Greune, Münsing www.greune.com
Das Programm deckt die geforderten Funktionalitäten ab und erfüllt auch den Wunsch nach einer modernen, intuitiv zu bearbeitenden Benutzeroberfläche. So können sowohl Geschäftsleitung als auch die Verwaltung mit der Software des Wuppertalers Systemhauses nach der Grundlagenschulung schnell eigenständig arbeiten. Ein weiterer Pluspunkt laut Andrea Baderschneider ist die angebotene Firmenlizenz sowie dass das Programm ein Gesamtsystem ist. Die IBF Ingenieure müssen daher keine weiteren Module erwerben und haben somit einen Überblick über ihre Investition.
Sukzessiver Einstieg
Im März 2016 erwirbt das TGA-Büro die datenbankbasierte Software. Im Juni 2016 steigt man komplett vom alten auf das neue Programm um. Geschult werden als erstes die vier Geschäftsleiter, Andrea Baderschneider sowie zwei weitere Kolleginnen aus der Verwaltung, da letztere hauptsächlich mit der Controllinglösung arbeiten werden. Gleichzeitig werden alle Mitarbeiter in die Stundenerfassung eingewiesen.
Die Projektleiter erhalten zwar zu diesem Zeitpunkt ihre Zugriffsrechte sollen aber noch nicht produktiv mit der Software arbeiten, da Geschäftsleitung und Verwaltung erst das Programm komplett beherrschen möchten.
Vollständige Datenmigration
Man entschließt sich, die laufenden Projekte zum Stichtag in KOBOLD CONTROL zu migrieren inklusive aller dazugehörigen Daten der letzten fünf Jahre. Da sich die Projektstruktur des neuen vom alten System unterscheidet, ist allerdings jedes Projekt nachzubearbeiten. Ein ziemlicher Aufwand wie Andrea Baderschneider anmerkt: „Rückblickend würde ich heute nur die neuen oder die Projekte mit einer langen Laufzeit übertragen und die anderen im alten Programm weiterführen. Allerdings haben wir aufgrund dieser Vorgehensweise eine gute Datenbasis, um neue Projekte zu kalkulieren.“
So kann das Controllingprogramm auf Basis der Projekthistorie den Büroinhabern verlässliches Zahlenmaterial bieten, um ihre Projekte und das Büro optimal zu steuern. Dazu überprüft die Softwarelösung die bereits abgewickelten Projekte und liefert damit belastbare Werte für die Vorkalkulation.
Früher hatten manche Mitarbeiter ihre Stunden nicht konsequent eingegeben. Die Stunden der Kollegen aus der Verwaltung wurden überhaupt nicht erfasst. Heute gehört das der Vergangenheit an. „Mit KOBOLD CONTROL haben wir nun 100 % aller geleisteten Stunden im System und können, weil die Verwaltung ihre Stunden auf das Betriebskostenprojekt bucht, die Gemeinkosten korrekt abbilden“, erklärt Andrea Baderschneider.
Beim Projektstart erläutert die Geschäftsleitung u.a. den Mitarbeitern den Leistungsumfang des neuen Projektes und erklärt wie die geleisteten Stunden auf die einzelnen Leistungsphasen einzugeben, respektive als Besondere Leistungen zu buchen oder Leistungsänderungen im Projekt zu dokumentieren sind.
Den Projektleitern sind die Sollstunden der einzelnen Leistungsphasen bekannt, diese werden allerdings nicht an die Mitarbeiter weitergegeben. Während des Projektverlaufs vergleicht der Projektleiter die Sollstunden mit den tatsächlich geleisteten. Bei Diskrepanzen analysiert er die Situation und trifft entsprechende Gegenmaßnahmen.
Über 100 Standardauswertungen
Das Controllingprogramm bietet über 100 Standardauswertungen, mit denen die Geschäftsführung in der Lage ist, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung des Büros darzustellen. Bei IBF hat man sich anfangs auf einige wichtige Auswertungen konzentriert. Dazu gehören Berichte über den Auftragsbestand, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen sowie Soll-Ist-Vergleiche.
Heute haben die IBF Ingenieure alle kaufmännischen Daten, die für das interne Controlling nötig sind, im System erfasst. Wichtig ist für IBF die regelmäßige Erstellung einer Ergebnisprognose, um die Auslastung zu erkennen und wenn notwendig, verstärkt Akquise zu betreiben. „Somit sind große Überraschungen am Jahresende nicht möglich“, meint Andrea Baderschneider.
Im Laufe der Zeit arbeiten sich sowohl Geschäftsleitung als auch Projektleiter und die Mitarbeiter aus der Verwaltung sukzessive tiefer in das Programm ein, um die Möglichkeiten zur Steuerung der Projekte und des Büros optimal nutzen zu können.
Info → KOBOLD CONTROL und IBF Ingenieure
Autorin
Heike Blödorn, Karlsruhe