Transparente Installation und mehr

Anlagenbau, Kundendienst, Bauherr und Hausverwalter profitieren von Software myTGA

Jeder kennt das Problem: Baustellen beginnen später als ursprünglich geplant, die Vorleistungen sind nicht gegeben, teilweise passen die Pläne nicht und die Monteure müssen viele Themen vor Ort selbst lösen.

All diese Umstände müssen oder sollten vom Anlagenbau lückenlos dokumentiert werden und der müsste oder sollte sich dafür auf eine prozessbezogene Software abstützen können. An der mangelte es bisher. myTGA schafft nun Abhilfe.

Im Wesentlichen sind mit der Baustellenarbeit, neben der handwerklichen Leistung, drei Aufgaben und Ziele verbunden:

1. Begründung von Mehrkosten: Darstellung, weshalb die auf der Baustelle aufgelaufenen Kosten (Material und Lohn) von den kalkulierten Kosten abweichen.
2. Grundlage für den späteren Kundendienst: Ortsbezogene Darstellung aller Bauteile inkl. deren Einstellwerte für den späteren Service beziehungsweise die notwendige Wartung.
3. Nachhaltiger Kontakt zum Kunden: Bestandsunterlagen in Papierform sind „out“. Kann dem Kunden auch noch Jahre später eine lückenlose Dokumentation seiner Technik zu Verfügung gestellt werden, dann haben es andere Dienstleister schwer, diesen Kunden für sich zu gewinnen.

Ein EDV-System, das den Auftragnehmer hier entsprechend qualifiziert unter die Arme greift, war bis dato in dieser Gesamtheit nicht zu finden. Nach umfangreichen Praxistests präsentiert es jetzt ein Münchener Unternehmen unter dem Titel „myTGA“: Das Programm hilft detailliert bei der Erstellung von Dokumenten zum Bauablauf – Behinderungen, Anträge auf Regiearbeit (Bild 1), Regieberichte, Bautageberichte, Mängel usw. –, bei der Erstellung einer transparenten und aktualisierbaren Bestandsdokumentation sowie bei der Erstellung, Kalkulation und Koordination vonWartungsverträgen gemäß AMEV, VDMA und anderer.

Mittels Artikelstammdaten und automatisierter Auswertungen können sogar im Anschluss dem Bauherrn zukünftige Budget- und Investitionsentscheidungen detailliert geliefert werden. Dies stärkt die Kundenbeziehung und schafft gegenseitiges Vertrauen.

Aus der Praxis für die Praxis

Im übergeordneten Sinn hat sich myTGA die Betriebsoptimierung zum Ziel gesetzt. Im Zentrum steht die Bau- beziehungsweise die Bestandsdokumentation mit ihrer gesamten Peripherie: über die automatisierte Erfassung der Themen vor Ort, der automatisierten Erstellung von Dokumenten, Protokollen und Wartungsverträgen bis hin zur Angebotsausarbeitung bei Sanierungen. Meist wird der Nutzer sogar Stück für Stück durch seine Aufgaben geleitet.

Die Software assistiert nicht nur den Technikern, sie liefert auch den kaufmännischen Mitarbeitern einen lückenlosen Überblick. Und sie stützt sich nicht auf irgendwelche praxisfremden halbamtlichen Checklisten und Betriebsanleitungen ab. Genau wegen dieses Mankos vieler Programme – der Praxisferne – entstand überhaupt die Idee von myTGA.

Das Softwareunternehmen myTGA GmbH kommt selbst aus der Praxis (HLS-Firma mit ca. 350 Mitarbeitern) und ging mit den Monteuren auf die Baustelle, um das System auf die gelebten/geforderten Prozesse der Handwerker auszurichten. Von unten nach oben, bottom-up statt top-down, statt von oben nach unten, wie die Mehrheit der Softwarelösungen, die am Schreibtisch entsteht.

„Unser wesentlicher Vorteil gegenüber allen anderen liegt bei der immens schnellen Erstellung der Baudokumentation beziehungsweise der im Anschluss notwendigen Bestandsdokumentation vor Ort. Die im SHK-Gewerk wichtigsten Formulare und Protokolle sind bereits standardmäßig inklusive eigenem Briefkopf in der Software enthalten. Bereits vor Ort werden ohne Mehraufwand alle Dokumente, aber auch andere Checklisten, wie beispielsweise die für die Wartung, erstellt und ausfüllbar bereitgestellt. Ein zusätzlicher Mehrwert der digitalen Wartung ist somit die jährliche Aktualisierung aller Bestandsdaten. Dies gefällt Auftraggebern und Auftragnehmern zugleich und schafft Wettbewerbsvorteile. Im Web-Portal werden dann sämtliche Informationen zusammengefasst und allen Berechtigten nachvollziehbar vorgestellt. Das System unterstützt sogar die Angebotserstellung im Anschluss an die Bestandserfassung/Wartung mittels eigener Artikeldatenbanken.“, erklärt Geschäftsführer Christian Ahrens.

Anlagenbau: Lösungen für die üblichen Probleme

Während der kompletten Bauphase kann der Anlagenbauer mit der myTGA-App (iOS) offline alle bereits hinterlegten oder auch eigene Dokumentenvorlagen zum Bauablauf in PDF-Form ausfüllen, unterschreiben lassen und noch vor Ort an die Zuständigen per E-Mail verschicken (Anträge auf Regiearbeit, Regieberichte, Bautageberichte, Einladung zum Aufmaß usw.).

Sind somit andere Gewerke noch nicht fertig und die eigenen Leute müssen deshalb wieder abrücken, so lässt sich dies nachvollziehbar (nach Themen), strukturiert (nach Räumen und Prozessen) und detailliert (mit Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen usw.) festhalten.

Behinderungsschreiben, Bedenkenanmeldungen und Mangelanzeigen gehen nicht mehr den umständlichen Weg übers Büro, sondern werden dauerhaft dokumentiert und direkt von der Baustelle verschickt. myTGA liefert das fertige Schriftstück auf eigenem Briefpapier – somit haben die Software-Entwickler auch an die kleineren Betriebe gedacht, die EDV-technisch häufig nicht ganz so gut aufgestellt sind.

Dank der Ebenenstruktur von myTGA wird für den Nutzer auf einen Blick erkennbar, um wie viele Gebäudeabschnitte, Stockwerke, Wohnungen etc. es sich handelt und wo sich bereits Inhalte befinden: Bauteile, Dokumente, Adressen sowie weitere Informationen. Sämtliche Inhalte können zusätzlich in Plänen markiert und hinterlegt werden. Dies spart Zeit bei der Einarbeitung beziehungsweise bei der späteren Suche von Bauteilen bei Inbetriebnahmen und Wartungen.

myTGA ermöglicht somit als erstes System nicht nur die prozessbezogene, sondern parallel auch noch die ebenenstrukturierte Dokumentation. Nichts bleibt verborgen. myTGA bildet die Installationen virtuell nebst sämtlichen wichtigen Informationen nachvollziehbar ab (Bild 2). Auftrags- und Wartungserfolg sind somit keine Art Geheimwissen eines Mitarbeiters mehr. Sollte ein Mitarbeiter wechseln, findet sich sein Nachfolger sofort zurecht.

Kundendienst: „Datenbank“ digitales Anlagenbuch

Früher schrieben die Mitarbeiter Arbeitsberichte, eventuell mit Erklärungen, warum sie dies und das getan oder nicht getan haben. Diese Berichte/Informationen landeten im Anschluss im Anlagenbuch der jeweiligen Anlage. Jeder Monteur konnte sich vor Ort somit einen Überblick verschaffen, was die Vorgänger bis dato an Problemen lösten beziehungsweise welche Schritte sie bereits unternommen hatten.

Heute findet man leider nur noch selten ein Anlagebuch – dies macht es für Kollegen häufig nicht leichter. Die digitale Welt macht mit WhatsApp aber vor, dass die Kommunikation von Textnachrichten, Bild-, Video- und Ton-Dateien sowie Standortinformationen, Dokumenten und Kontaktdaten zwischen Personen oder innerhalb von Gruppen heute unendlich einfacher geht.

myTGA hat die Idee von WhatsApp in Form eines Anlagebuches (Bild 3) übernommen.

Der Vorteil hierbei ist jetzt, dass auch Mitarbeiter im Büro die Möglichkeit haben, das Anlagenbuch einzusehen beziehungsweise Informationen dort zu hinterlassen, was bisher nur dem Monteur vor Ort vorbehalten war.

Ähnlich wie bei WhatsApp beziehungsweise Facebook erhalten die Beteiligten im Anschluss an ihrem Eintrag so genannte „Pushnotifications“ – eine Info auf ihr Smartphone, dass neue Anlagenbucheinträge von Kollegen hinzugefügt wurden. So sind stets alle Betroffenen informiert und können zeitnah reagieren.

Tool-Beispiele und Leistungen

• Die in zeitlicher Folge abgespeicherten Fotos erleichtern die Dokumentation von örtlichen Situationen, die später nicht mehr zugänglich sind (Verrohrungen hinter Installationswänden, Fußbodenheizungsrohre unter dem Estrich), und geben den Installationsablauf wieder.

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  Das so genannte „Jobmodul“ gestattet, anfallende Aufgaben und Arbeiten systematisch zu erfassen und im Anschluss direkt an alle am Bau Beteiligten zu verteilen, zu delegieren und zu überwachen. Bei erfassten Mängeln kann der Subunternehmer die Mangelfreimeldung ins System einstellen und auch mit Fotos belegen.

• Ein weiteres praktisches Tool ist die Möglichkeit, direkt auf der Baustelle Bestellungen über das iPad aus einem Preisspiegel oder einem Datanormkatalog beim Großhändler aufzugeben. Werden den Bestellungen noch die bereits hinterlegten Räumlichkeiten zugeordnet (Bild 4), dann erleichtert dies die spätere automatisierte Wartungsvertragserstellung ungemein.
• Mittels der übersichtlichen Darstellung der Gebäudestruktur (Gebäudeteile, Stockwerke, Wohnungen, Räume usw.) finden sich Kundendienstmonteure ohne Ortkenntnisse schnell zurecht. Das heißt: Bevor die Anlagen angefahren werden, weiß der Mitarbeiter bereits Bescheid, was ihn dort erwartet und er kann entsprechende Ersatzteile bereits mitnehmen. Dies spart wiederum Leerfahrten beziehungsweise Besorgungsfahrten, die der Kunde häufig nicht mehr bereit ist zu bezahlen.

Transparenz auch für den Bauherrn

Bereits während der Bauphase wird der Bauherr über myTGA immer auf dem Laufenden gehalten. Anhand der Dokumentation kann er die Probleme auf der Baustelle besser nachvollziehen und Gegenmaßnahmen einleiten. Über das Anlagenbuch kann er in Echtzeit mitlesen, was sich auf der Baustelle abspielt und welche Themen aktuell zur Diskussion stehen.

Nicht selten steht aber der Auftragnehmer am Ende der Bauphase bezüglich der abzuliefernden Bestandsdokumentation vor einer Schwierigkeit. Diese besteht darin, alle Anleitungen und Dokumente der Hersteller so zu sammeln und aufzubereiten, dass sie den teilweise überzogenen Anforderungen der Planer und Auftraggeber genügen.

Die myTGA-App unterstützt hier ebenfalls, indem die Software sämtliche wartungsrelevanten Bauteile auflistet. Auf dieser Grundlage kann der Büromitarbeiter im Anschluss eine detaillierte Bestandsdokumentation erstellen beziehungsweise mittels der hinterlegten Herstelleradressen fehlende Unterlagen anfordern und einbinden. Im Anschluss an die Bestandsdokumentation verfasst das myTGA-System selbständig den detaillieren Entwurf (Bild 5) eines Wartungsvertrags (siehe Kasten „Wartung mit myTGA“).

Der Bauherr hat im Anschluss die Möglichkeit, die Rechte an der digitalen und stets aktualisierten Gebäudeakte käuflich vom Handwerker zu erwerben. Mit myTGA hat der Immobilieninhaber auch Jahre später noch einen guten Überblick über den Bereich Wartung. Das Thema Betreiberverantwortung stellt somit kein Problem mehr dar, denn Wartungstermine können täglich kontrolliert und eingesehen und eine Mängelbeseitigung zeitnah verfolgt werden.

Wartung mit myTGA

Die Anforderungen an die Wartungsdokumentation beziehungsweise den Wartungsvertrag an sich wachsen im Zeitalter der Digitalisierung von Jahr zu Jahr ins Unermessliche. Sämtliche wartungsrelevanten Bauteile sollen örtlich benannt und mit VDMA-, AMEV-, Hersteller- oder individuellen Wartungschecklisten ausgestattet werden. Durch die ständig zunehmende Angst vor der Betreiberverantwortung verlangen Auftraggeber Wartungsdokumentationen, die mit bisher bekannten Systemen nur mit einem enormen personellen und somit finanziellen Aufwand zu schaffen sind.

Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten Auftraggeber den hierfür notwendigen Personalaufwand weder schätzen noch honorieren. myTGA setzt dieser Situation ein Ende. Die Software baut auf der Dokumentation des Anlagebauers auf und unterstützt gelebte Prozesse der Kundendienstabteilung!

Wurden die wartungsrelevanten Bauteile bereits vom Anlagebau dokumentiert beziehungsweise mit der App erfasst, so kann im Anschluss daran der Wartungsvertrag in nur wenigen Minuten im myTGA-Portal erstellt werden. Das Wartungsmodul übernimmt die vollständige Kalkulation sowie die schriftliche Ausarbeitung des Vertrags (Anschreiben, Vertrag mit detaillierter Bauteilaufstellung, Kalkulationsübersicht, Anhang mit Übersicht der verwendeten Wartungschecklisten sowie Prüflisten, AGB).

Die Erstellung der Wartungsverträge erfordert somit keine riesigen Qualifikationen beziehungsweise Kenntnisse der Mitarbeiter mehr. Das System bietet die Möglichkeit, unternehmensinterne Kalkulationsgrundlagen (etwa Zeitangaben) nachvollziehbar beim Wartungstyp zu hinterlegen und jederzeit bei zukünftigen Kalkulationen in Anspruch zu nehmen. Vertragsänderungen oder Preiserhöhungen können ebenso einfach per Knopfdruck erstellt und dem Kunden übermittelt werden.

Inklusive VDMA, AMEV…

Wurden die zu wartenden Bauteile nicht vom Anlagenbauer erfasst, so stellt dies auch kein Problem dar, denn der Wartungsmonteur hat durch die myTGA-App stets alle geforderten Wartungschecklisten dabei. Die erste Wartung ist somit Bestandserfassung, Durchführung der Wartung sowie Erstellung eines Wartungsvertrags zugleich, ohne großen Mehraufwand.

myTGA steht des Weiteren mit Übersichten der Wartungsplanung zur Seite: Wann muss welcher Wartungsvertrag ausgeführt werden und reichen die Personalkapazitäten für die folgenden Wartungen aus? Die Wartung selbst findet offline vor Ort auf den Endgeräten iPhone oder iPad statt. Alle geforderten Checklisten (VDMA, AMEV usw.) sowie alle Prüflisten (Wasseranalysen, Abgasprotokolle, Regelparametriken usw.) werden vom Monteur direkt auf dem mobilen Endgerät ausgefüllt und nach der Wartung in die Datenbank zurückgeladen.

Die zeitraubenden Arbeitsschritte der Büromitarbeiter, die Checklisten vor der Wartung vorzubereiten und nach der Wartung erneut einzusammeln, entfallen somit vollständig. Der Monteur wird bei der Wartung von der myTGA-App so geleitet, dass er nichts vergessen kann.

Nach der Wartung werden die Inhalte der Checklisten vom myTGA-System automatisch ausgelesen und für den Kunden übersichtlich dargestellt. Anstatt der Zusammenfassung können dem Kunden aber auch alle ausgefüllten Wartungschecklisten im Pdf-Format per E-Mail zugesandt werden. Neben transparenten Wartungsergebnissen liefert myTGA aber auch Informationen zu bestehenden Mängeln und deren Stand der Beseitigung.

Ganz wichtig sind beispielsweise Informationen zu Gewährleistungsfällen, die im System deutlich für alle Mitarbeiter gekennzeichnet sind. Die Mängelfeststellungen zu den jeweiligen Bauteilen können problemlos vor Ort dokumentiert und zur Behebung an Subunternehmer oder Hersteller geschickt werden. Das myTGA-pdf-Bearbeitungssystem ermöglicht es, problemlos eigene pdf-Formularvorlagen einzusetzen.

Vorbeugende Instandhaltung

myTGA hilft auch bei der Budgetierung von Instandhaltungsmaßnahmen. Folgende Informationen können zusätzlich bei den Bauteilen und -gruppen gespeichert werden:

• Nutzungsdauer
• Investitionskosten für die Neuanschaffung (laut aktueller Großhandelspreise)
• Benotungen der Bauteile aus den Wartungsergebnissen

Das Zusatzmodul S-FM der Firma Sigma-42 liefert Übersichten, die dem Immobilienbesitzer klar aufzeigen, wann und in welcher Höhe mit Kosten für die Instandhaltung zu rechnen ist. Der Anwender plant mit S-FM (sustainable facility management) Nutzungsdauern und Zahlungsströme für die Instandhaltung und die Wiederbeschaffung von Bauteilen.

myTGA liefert dazu die vertraglich vereinbarten Wartungsumfänge, Wiederbeschaffungspreise von Bauteilen und ihre aktuellen Zustandsnoten. S-FM aggregiert diese Noten sowie deren Restnutzungsdauern und stellt sie als Status neben den geplanten Jahresbudgets in zwei Charts beim Einstieg auf Anwesenebene übersichtlich dar.

S-FM und myTGA sind als SaaS (Software as a Service) implementiert und laufen in allen gängigen Internet-Browsern. Damit entfallen Installation und Updates vor Ort. Dieser Ansatz bietet außerdem die Möglichkeit, mit Einverständnis der Kunden einen Datenpool zu bilden und Daten gemeinsam – und damit fundierter – statistisch zu nutzen. S-FM bietet dem Immobilienbetreiber den Rahmen für ein umfassendes, einheitliches FM-Controlling und zielt auf die Optimierung von Instandhaltungsstrategien ab.

Sämtliche Daten können auch per Mausklick exportiert werden. Hier bieten myTGA und S-FM zahlreiche Möglichkeiten.

Server und myTGA-App

Die Daten der Baustelle werden häufig analog erfasst, das heißt, sie werden zunächst vor Ort auf Papier festgehalten (Bild 6), obwohl sie später in der EDV zur Weiterverarbeitung benötigt werden. Oft wird sogar noch ein Protokoll in Papierform auf die Baustelle geschickt, um es anschließend im Büro ausgefüllt wieder einzuscannen und zusätzlich abzuheften.

Um dieses umständliche Vorgehen abzuschaffen, entwickelte der Softwareanbieter die myTGA-App für iPhones und iPads. Nahezu das gesamte myTGA-Portal spiegelt sich in der App wider. Die analoge Erfassung auf der Baustelle von Bauteilen, Dokumenten, Adressen und Informationen gehört der Vergangenheit an.

Über eine Schnittstelle werden sämtliche Daten mit dem Portal synchronisiert und können sofort im Büro weiter verarbeitet werden. Die myTGA-App ermöglicht zudem das Archivieren von Daten anderer Programme.

Der myTGA-Partner im Bereich Rechenzentrum ist die KeyWeb AG. Ein deutsches Unternehmen, das seit 1997 im Webhostinggeschäft tätig ist und über sehr viel Erfahrung verfügt. Die Daten werden also ausschließlich in deutschen Rechenzentren auf einem dedizierten myTGA Server gehostet.

Keine Frage des Fachpersonals

Mit myTGA können Kundendienstfirmen auch das Fachkräfteproblem im Büro reduzieren. Durch die immer gleiche Struktur aufgenommener Technikanlagen mit Bildern und Dokumenten der einzelnen Bauteile ist es möglich, auch geringer qualifizierte beziehungsweise fachfremde Mitarbeiter in kurzer Zeit einzuarbeiten und fortzubilden (Bild 7).

Die Visualisierung der Bauteile ermöglicht es den Mitarbeitern, bis dato unbekannte Bauteile nach kurzer Zeit selbstständig zu erkennen und zu benennen.

Panoramaansichten und Detailfotos gestatten, die Situationen vor Ort nachzuvollziehen und sich Besichtigungstermine vor Ort zu ersparen. Der Mitarbeiter muss also für verschiedene Informationen nicht zur Baustelle, die Baustelle kommt zum Mitarbeiter. Dies spart Zeit und Geld.

Beachtlicher Mehrwert

myTGA bietet insgesamt allen am Bau Beteiligten einen Mehrwert. Die täglichen Abläufe im Handwerk werden unterstützt und die Dokumentationspflichten nachvollziehbar erfüllt. Prozesse wie die Wartung werden daraus abgeleitet und sämtliche Daten stets aktuell gehalten. Das System bringt Bauherrn und Dienstleister näher zusammen und schafft Synergien.

Weitere Informationen zu der Software unter www.mytga.de und www.s-fm.sigma-42.com.

Aktuelle Projekte

Aktuell arbeitet die myTGA gerade an einem Tool zur Kapazitätenplanung. Mittels eines innovativen Kalendersystems soll es zukünftig den Handwerkern möglich sein, ähnlich, wie beispielsweise Paketdienste, automatisiert über den aktuellen Bearbeitungsstand der einzelnen Aufträge zu informieren.

Hiermit kann erneut mehr Kundenzufriedenheit mittels Transparenz erreicht werden. Schnittstellen zu bestehenden Branchensoftwaresystemen werden hier bereits enthalten sein. So kann der Dienstleistungsgedanke auch im Handwerk ohne Mehrarbeit problemlos stattfinden.

Autor

Dipl.-Ing. Bernd Genath, freier Fachjournalist, Düsseldorf.